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      檔案信息數字化的管理與應用

      發布時間:2020-09-25 10:15所屬分類:綜合論文加入收藏

      摘要:當下,信息化時代的帶來讓社會信息的傳播方式也發生了重大的變革,人們的生活方式,工作方式和思維習慣都受到了科技信息發展的影響,社會各

        摘要:當下,信息化時代的帶來讓社會信息的傳播方式也發生了重大的變革,人們的生活方式,工作方式和思維習慣都受到了科技信息發展的影響,社會各行各業都在加強信息化建設,從傳統的工作模式向著更方便、快捷的方式轉化進步。檔案作為一項原始但重要的憑證信息,在近些年也開始大規模推行數字化管理。本文就公證行業中基于信息化建設的公證檔案管理相關問題進行探討,旨在適應社會信息化發展的趨勢,以信息技術為基礎建立功能齊全的數字化檔案系統,優化公證檔案的管理工作。

        關鍵詞:檔案信息數字化;公證; 效率

      檔案工程論文

        檔案作為一種重要的信息資源,檔案管理效果直接影響著檔案服務質量。當前社會發展形勢下,傳統的檔案管理模式已經難以滿足時代發展需求,以傳統紙張為載體的保存方式,占據了大量的空間,需要特殊的環境,而且不方便查詢,隨著時間的推移,還面臨著腐蝕,老化等問題。這就要求檔案管理效率和質量必須相應提高,檔案管理的物質條件與技術條件必須相應改善,檔案管理的現代化水平必須相應發展。將紙介質文件信息進行電子化處理,具有存儲,管理,共享等功能,還可以減少文件庫房占地,既節省保管設備和人員方面開支,又方便統計和進行遠程查詢。檔案信息化已成為國際潮流,信息資源建設成為當務之急。檔案信息的數字化是信息時代檔案工作發展的必然結果,也是檔案工作繼續進步的必然條件,數字化檔案也必將成為今后檔案存在的主要形式[1]。

        一、檔案信息數字化的概念與內容

        (一)檔案信息數字化的概念

        檔案信息數字化是一項事業建設過程,就其整體意義來說,它是一項智力性的系統工程。檔案信息數字化利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段,將紙質文件、音像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

        (二)檔案信息數字化的原則

        1、規范化:所有檔案信息必須按照規定的技術要求、文本格式和工作標準進行數字化,并盡可能采取通用標準;

        2、安全性:在數字化過程中要確保:

        (1)檔案原件的安全;(2)數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合;(3)檔案信息內容不泄密;

        3、效益性:檔案信息的數字化工作面廣量大,耗時耗財,要講究效益。

        (三)檔案信息數字化的內容

        1、檔案目錄信息的數字化,目標是建立檔案目錄數據庫。關鍵是嚴格規范檔案信息的著錄標引并科學選定檔案目錄數據庫結構;

        2、檔案全文信息的數字化。

        二、檔案信息數字化管理的作用

        (一)提升工作效率

        對檔案進行數字化管理,能夠及時將資料歸檔并進行利用。數字化檔案管理能夠真實反應情況,使用戶對資料的查詢變得更加的便捷,能夠讓辦公人員只動動手指就能對當前發生的事情有一個全面的了解,數字化檔案管理打破了傳統檔案管理的局限性,真正做到了超時空流動,將檔案庫的管理從文件實體轉變成了信息管理。

        (二)有利于使檔案管理工作更加規范和標準

        將數字化檔案應用于檔案管理工作當中,有利于使檔案管理工作向規范化和標準化方向發展[2]。想要實現數字化檔案管理模式,首先就要將原本紙質檔案的內容存儲到電腦當中,所有的檔案信息都錄入到電腦當中之后就能夠構建數字化檔案,對于檔案實行電子管理。同時,還要隨時對電子檔案進行更新,所以,數字化檔案更加的規范和標準。

        (三)提高了檔案的使用效率

        傳統的檔案大部分都是以文件文本為載體,保存在檔案室或者是檔案館,不太方便當事人的使用。利用數字化進行檔案管理,能夠使當事人更加方便和準確的搜尋到對自己有用的資料,數字化檔案管理徹底打破了時間與空間的限制,使檔案的使用效率得到了大大的提升。

        (四)提升檔案管理的經濟效益

        目前,傳統的檔案管理模式為了滿足社會經濟發展對大量信息的需求,大量的增加辦公人員與辦公費用,直接導致檔案管理的成本的增加。數字化檔案管理技術的運用,改變了傳統的管理模式,將為文件文本為載體的檔案信息對象轉變成了機讀檔案,節約了大量的管理費用,節省了占地空間。提高了檔案管理的經濟效益。

        三、檔案信息數字化在公證工作中的應用

        (一)公證檔案的特點

        公證檔案是由公證文書材料轉化而來的,是公證機關證明活動的真實記錄,是國家檔案的重要組成部分,具有重要的查考利用價值。一起公證案件在辦理過程中所形成的文書材料,經過系統整理,歸檔保存起來,作為歷史記錄和原始憑證,就是公證檔案[3]。公證檔案具有以下特點:

        1、嚴肅性,公證檔案與公證當事人有著直接的聯系,所以,公證檔案也具有一定的嚴肅性,彰顯司法的公平與正義;

        2、專業性,公證檔案記錄了公證機構依照國家的相關法律法規辦理公證的真實過程,具有一定的專業性;

        3、保密性,公證檔案的內容涉及公證當事人的個人隱私,基于對個人隱私保密的原則,非相關人員不得查閱。

        正是由于公證檔案的這些特點,決定了公證檔案工作的高要求、高標準、高規范性。

        (二)檔案信息數字化管理的運用

        公證檔案種類繁復且細致嚴謹,公證文書材料分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類。而這四類公證文書材料下,公證檔案按照保存期限分還可分為短期卷宗、長期卷宗和永久卷宗。細細區劃出來,公證機構的公證檔案光是卷宗登記簿就要十多本,而要從這十多本登記簿中找尋一本卷宗,只能一一翻閱,細細查找,非常浪費時間。

        數字化管理的公證檔案,是將公證卷宗分門別類的錄入電子系統中,查找相關檔案時,只需在電子系統中輸入相關關鍵詞,便可方便、輕松的查找到需要的檔案,而且,不用將紙質檔案翻閱出來便可直接預覽卷宗內容。非常的方便、快捷,大大的提升了工作效率。

        推薦閱讀:內蒙古檔案管理員職稱申報條件


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