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      高校OA系統與文書檔案管理的無縫對接

      發布時間:2020-11-04 11:14所屬分類:綜合論文加入收藏

      摘要:隨著信息化技術不斷更新迭代,數字化和智能化的應用不斷升級。尤其是即將到來的5G時代,更加推進了智能化的進程,人們開始進入普遍智能化時

        摘要:隨著信息化技術不斷更新迭代,數字化和智能化的應用不斷升級。尤其是即將到來的5G時代,更加推進了智能化的進程,人們開始進入普遍智能化時代。高校文書檔案分類整理工作在行政工作中是至關重要的,它是信息整理工作,同時也見證了高校的發展歷史,對未來工作具有參考指導意義。在數據化沒有融入檔案管理工作時,大部分工作的完成都是由人工完成的,由于文書檔案管理工作相對來說比較瑣碎,所以需要依靠大量的人工和時間來完成。信息化技術如OA系統引入之后,文書檔案管理工作開始變得高效。因此如何使辦公更加智能化,減少人工和時間成本,將OA系統與文書檔案進一步融合尤為重要。

        關鍵詞:OA系統;文書檔案管理;融合

      檔案工程師論文

        大部分高校目前已經建立了自動化辦公系統,基本實現了辦公、檔案信息的自動化。OA系統在這個過程中被設計優化,在工作中起到越來越重要的作用。因此OA系統也被稱為自動化辦公系統。文書檔案管理系統主要是文書、文檔的整理歸檔以及使用的綜合服務系統。它與OA系統是兩個完全獨立的系統,如何使兩個系統有效融合,使檔案管理工作更加高效是本文中需要探討的話題。

        一、高校文書檔案管理工作現狀

        傳統的文書檔案工作是需要靠人工把紙質的文檔錄入進入文檔管理系統的。文檔管理系統主要分為檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管檔案利用與歸還登記等內容,每一個工作環節都是靠人工完成,所以在這個過程中所需人工數量和時間相對較多。而隨著信息化的普及,自動化辦公被引入高校。只是目前在高校中,OA系統與文書檔案管理系統是相對獨立的兩個系統。兩者目前沒有統一的對接入口,OA系統里的數據不能自動的進入檔案管理系統,有時需要人工把OA系統的內容重新輸入進檔案管理系統,但這樣耗時耗力,增加了工作人員的工作量,所以大部分高校檔案管理工作并沒有充分運用OA系統,而是繼續采用原有的檔案管理系統。[1]

        二、檔案管理系統連接OA系統的意義

        OA系統是Office Automation的縮寫,也就是信息化自動辦公,是信息化時代的產物。OA系統可以利用現代化技術和設備代替傳統人工重復性活動,優質高效的辦公,增加資源的利用率,所以自動化辦公是未來智能時代的趨勢。檔案管理系統搭載OA辦公系統的目的也是提升工作效率,使工作者能夠快速完成信息查詢和編輯工作;其次,文書檢索方面的效率也得到極大提升;最后,隨著OA系統的普及,文書檔案資源利用也會共享化。因為節省了借入登記和借出記錄的時間帶給人們很多便利性,所以資源利用也會更加充分。雖然現階段OA系統還有很多不完善的地方,但是檔案管理系統和OA系統融合起來是時代的趨勢。我們需要不斷探索,找出他們無縫對接的方式方法,提升檔案管理工作的效率和資源利用率才是根本。

        三、檔案管理系統與OA系統有效對接的探索

        根據檔案管理系統優化OA系統,在設計OA系統時把檔案管理板塊分為文件收集、檔案整理、檔案利用和檔案統計這四個主要板塊,基本涵蓋了絕大部分檔案管理工作。在傳統檔案管理系統中嵌入OA系統的檔案管理系統。按照檔案管理的四個方面進行有效對接融合。

        (一)文件收集工作,按照范圍和信息來源進行收集

        收集的方式有自動流轉和人工輸入這兩種方式。自動流轉主要是OA系統收集到的信息自動流轉到檔案管理系統中,這種方式主要針對常規文件或者辨識度比較高的重復性文件,人工智能可以很輕松的通過對接口進行自動流轉。而針對多個電子文件對應一條數據的復雜文件或者辨識度不高的特殊文件有時就需要手動輸入。現階段人工智能發展的情況來看這是不可避免的,所以需要把人工與智能相結合起來才能適應時代的變化,增加工作效率。

        (二)科學地進行檔案整理工作

        在OA系統里對檔案的管理進行增加、修改、刪除、批量修改等功能設計,并且對自動流轉方式收集到的文件進行自動排序。排序可以按照文檔日期或者文件進入的先后順序進行排序。對錯誤文件進行識別,并有效挑選出來,再由人工進行修改后放入整理的文檔。建立統一格式的著錄,并且建立目錄數據庫,紙質文檔可以通過掃描進入數據庫,并且自動生成目錄,按照編號進行統一保存和管理。[2]為確保檔案管理整理工作更高效,檔案全文數據庫與檔案目錄數據庫之間需要有兼容性。除此之外,還需要加強各部門的配合工作。高校各個部門應當配合檔案管理的工作主動做好文件歸檔工作,保證檔案的完整性。

        (三)對檔案的利用設定便捷的功能

        為了更加方便對文檔的利用,可以在自動辦公系統中設計檔案檢索功能。檔案檢索分為目錄檢索和關鍵字全文檢索,目錄檢索還可以細分為簡單檢索和高級檢索。目錄檢索是針對文檔的目錄進行關鍵字搜索,用戶只需要輸入關鍵字就能出現與關鍵字相關的文檔目錄出來。簡單檢索是一兩個簡單條件設定的檢索,如按照文檔名稱或者作者進行檢索,這種方式的弊端就是相對來說太過于簡單,搜索出來的結果多,尋找所需文檔需要花費時間。高級檢索就全面一些,用戶可以根據設定的范圍和檢索條件進行檢索,例如除了文檔名稱、作者外還應該有發表時間、發表刊物以及評論關鍵詞等。在自動辦公系統設計檢索功能之前需要對用戶做一個調查,了解他們認為的最方便的檢索功能需要涵蓋哪些方面,這樣設計出來的功能才更加符合人性,也更好用。同樣的,在檔案管理系統也應該進行檢索升級。

        (四)制定檔案借閱規則以及合理歸還檔案的時間

        在自動化辦公系統中,檔案文件是被存檔的,它們在原始服務器上也是存在的,如果不能安排合理的歸檔時間,在歸檔文過程中可能會出現系統問題,嚴重的話會影響自動化系統的運行。這種情況的發生主要出現在自動化系統和檔案文件系統沒有在同一網段,也是兼容過程中可能發生的問題。一旦出現這樣的問題,就需要請技術部人員進行集中歸檔,增加了人工成本和工作量。所以提前設定好還檔時間很重要,各部門人員需要配合檔案管理的工作,在規定時間歸還文檔,使文檔轉換成文檔資源,確保文檔的完整性。另外檔案借閱人員應該積極配合檔案工作的規章制度,借閱時及時線上登記,在規定時間歸還。還有一些特殊檔案不被允許帶出借閱室或者不能下載閱覽的電子文檔,應該配合檔案管理員工作在借閱室完成對信息查閱,做好文檔的保密性工作。

        (五)檔案統計管理工作

        檔案室的統計管理工作主要包括檔案室文檔數量情況、檔案利用情況、檔案設備情況(包括硬件設備和軟件)、檔案銷毀情況等等。[3]

        1.自動辦公系統可以對檔案室文檔數量進行自動統計,檔案管理人員主要是核對辦公系統中的文檔數量與檔案管理系統中的數量是否一致,排查因為沒有設定歸還時間造成的文件缺失情況,并及時進行校對。

        2.文檔利用情況主要是文檔的使用率,把文檔借閱頻率高的文檔進行排名靠前的設定,主要是為了讓借閱人員更加方便,節省檢索時間。針對檔案利用效果進行統計,制作統計報表。定期報表的制作存檔可以清楚哪類檔案的使用頻率高,在補充檔案文檔的過程中參考報表數據進行文檔補充,增加文檔的使用率,避免造成文檔的浪費。所以在自動化辦公系統中應當設定報表編輯與打印的功能,檔案管理人員可以對報表進行編輯修改,并且根據實際需求自行打印。這一工作實際上是代替了傳統檔案管理人員手工統計工作,自動辦公系統不同之處在于有系統模板,檔案管理人員只需要輸入數據即可。

        3.檔案設備情況檢查和檔案銷毀情況需要實時掌握。檔案管理人員需要對檔案設備進行日常維護,發現問題及時解決。針對過期檔案進行銷毀監督,避免造成信息外泄,這個工作需要定期維護。在自動辦公系統中設定維護提醒,協助管理人員更好的完成工作。

        四、結束語

        總而言之,將OA系統嵌入檔案管理系統是一種降低人工成本、提升工作效率的一種方式,兩者在兼容的基礎之上給檔案管理人員和用戶帶來更多的便利。只不過現階段的自動辦公系統不夠完備,還需要在兼容性上和功能設計上做出更多的努力。相信系統隨著信息發展不斷更新,OA系統一定可以與檔案管理系統無縫對接,使工作更加智能化。

        參考文獻:

        [1]蔣莉君. 辦公自動化與文書檔案管理[J]. 辦公室業務, 2016(7).

        [2]李衛華.文書檔案管理實現數字化的意義及措施[J].辦公室業務,2020.13:178-179.

        [3]任黎.在OA系統上實現文書檔案管理的探索[J].機電兵船檔案,2020.02:68-70.

        推薦閱讀:檔案員發表論文指導


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