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      云時代下的聲像檔案管理的現狀及策略

      發布時間:2020-11-17 09:54所屬分類:綜合論文加入收藏

      摘 要:隨著時代發展和科技不斷進步,檔案也從紙質文件變成了電子檔案。目前聲像檔案的運用已經接近普遍,但是在管理檔案的過程中還會發現一些不

        摘 要:隨著時代發展和科技不斷進步,檔案也從紙質文件變成了電子檔案。目前聲像檔案的運用已經接近普遍,但是在管理檔案的過程中還會發現一些不足。本文針對云時代下的聲像檔案管理現狀進行探討,提出檔案管理中存在的不足,并設立有效的策略。

        關鍵詞:云時代;聲像檔案;檔案管理;策略

      檔案管理論文

        在科技飛速發展的環境中,辦公條件也更上一層樓,機關和各個單位在組織活動中,會產生大量的聲像檔案。為了使這些檔案能夠更好地被保護和利用,行政和檔案管理部門要切實做到對檔案資料的保護。但是目前仍然存在歸檔不完整、檔案管理混亂和檔案管理條件、設備差等問題,影響了檔案的使用效果,聲像檔案管理也比檔案工作的整體水平低。基于此,進行聲像檔案管理工作勢在必行。

        1 聲像檔案管理簡述

        1.1 聲像檔案概念分析

        聲像檔案是指個人、社會組織、國家機構等在各種活動(軍事、政治、文化、科學、技術、宗教等)中形成的對國家和社會有價值的影像、聲像等檔案[1]。聲像檔案具有多種形式,包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等,并輔助文字將記錄加以說明,是全宗檔案的組成部分之一。

        1.2 聲像檔案的特性

        聲像檔案具有直觀性和形象性。它是記錄社會中人們活動的聲音和圖像,反應事物的直觀形象,以給人強烈的真實感,這是紙質檔案不能代替的。聲像檔案進一步顯示了檔案的原始記錄性。由于聲像檔案難以區分原件和復印件,所以在收集和保管時,有較大的困難,這就為檔案工作帶來了難度。由于聲像檔案的材料由光感材料和磁性材料構成,所以,其保管方式與紙質檔案有很大的區別。聲像檔案的管理好壞與檔案壽命的長短有密不可分的關系。所以,對聲像檔案科學保護和管理工作要加強,才能增加檔案的耐久性。另外聲像檔案與紙質檔案有密切聯系,他們可以相互補充、相互印證。例如,召開重要會議和活動時,會產生文字記錄、圖紙,同時也產生照片、錄影帶等。所以在保存聲像檔案和紙質檔案時,要科學的對其進行整理,保持他們之間的聯系。

        2 聲像檔案管理的現狀分析——云時代背景下

        2.1 人員及聲像設備存在一定不足

        隨著相關技術的不斷發展,各種各樣的聲像設備逐漸出現,為聲像檔案工作帶來了一定挑戰。很多機關、企事業單位配備了多種的硬件設備,但是,在軟件的使用上比較匱乏。很多單位在聲像設備管理的制度方面不健全,有些單位在使用相關硬件設備時沒有按照規定的要求,導致很多設備空缺,無人會操作,硬件設備的作用不能有效的發揮出來。還有的單位將設備閑置,無法充分利用。這會造成在一些重要活動時,不能及時的錄制,檔案不能完整保存,給后續聲像檔案的產生和留檔埋下了隱患。

        攝錄人員對聲像檔案的產生、質量和數量都有決定的作用。很多機關、企事業單位的攝錄人員隊伍強大且文化程度較高。但是,不乏有兼職人員,且有些人員從事該專業年齡較少或沒有經過專業培訓。專業工齡短,專業知識技能較低。這就造成聲像檔案管理不規范。在產生檔案和歸檔時,不能科學地將聲像檔案完整記錄和保存。

        2.2 檔案管理相對較為混亂

        首先,相關聲像檔案管理制度還不夠完善。由于聲像檔案管理制度不夠完善,導致聲像檔案統一管理十分困難,很大程度上制造了檔案管理混亂現象,為聲像檔案管理質量提升造成不利影響。加之,一部分單位在聲像檔案管理上缺乏嚴格的規則,使得聲像檔案管理隨意性比較強,進一步增加了聲像檔案統一管理的難度。且,一部分單位缺乏相應聲像檔案統一管理機制,使得現實中聲像檔案管理很難統一推進。

        其次,對于聲像檔案的保護力度還不夠高。聲像檔案與一般檔案相比有很大特殊性,對保護要求較高,一部分管理人員歸檔不夠及時,使得聲像檔案堆積、滯后甚至丟失等情況時有發生,影響了聲像檔案管理質量提升。例如,在進行照片歸檔時,需將照片和底片存放在一起。影像則需要輔助文字說明,如果不能及時完成歸檔,日后的檔案整理工作也相當困難。但是據調查發現,有少數單位仍然沒有按照要求歸檔照片,很多資料(照片和底片)已經丟失或損毀,文字說明更是模糊。很珍貴的資料,由于沒有及時歸檔失去了本身的價值。另外有些單位由于是私人錄制,所以珍貴的聲像檔案保存在錄制者家中。但是在檔案部門前去提取資料時,錄制者不愿交出檔案的情況時有發生,這種情況出現與相關人員檔案保護意識相對薄弱有很大關系。

        再次,各企業單位管理狀況不均,聲像檔案管理水平參差不齊。有很多企業、事業單位沒有進行較好的保存工作,聲像檔案保管的效果并不是很好。聲像檔案其載體主要為磁帶、光盤等,其在保管上對環境的要求有別于紙質檔案,其需要恒溫、恒濕、防磁等環境,如果環境條件無法滿足就會使一些檔案照片顏色變黃、褪色,底片黏連,這對聲像檔案的保存和利用非常不利,甚至會使聲像檔案損毀流失。

        最后,活動聲像檔案流失較為嚴重、聲像檔案館藏檔案匱乏也是當前聲像檔案管理普遍存在現象之一。很多單位保存檔案、照片在個人或科室內部,沒有集中統一管理,所以聲像檔案不齊全,沒有檔案來源。外加征集措施不得力,一定程度上增加了館藏不足的問題。再者,通常重要會議或重大活動相應的錄像、攝像工作人員眾多,很多資料都可以通過報紙或圖書查詢到,但是檔案館卻找不到原始檔案。這是由于一個盡管是同一單位參與統一活動,但是沒有相對統一的檔案管理機制,加之部門人員流動性強,每一個工作人員各自只負責自己區域的工作,檔案材料沒有協調統一,在活動結束后檔案材料流失在所難免;二是檔案管理沒有從始至終的貫穿到整個活動中,使檔案材料流失;三是管理人沒有形成有效的管理。資料用過后,下落不明造成檔案的流失。

        3 檔案(聲像)管理策略——云時代背景下

        3.1 加強宣傳,提高聲像檔案管理意識

        檔案管理工作涉及部門較多,其不單單是檔案管理主管部門的事情,更與立檔單位和社會相連,各級領導應更加關注檔案管理工作,使檔案管理工作可以順利實施。從筆者這些年的檔案管理經驗來看,首先,管理部門和新聞單位應具備正向態度,加強宣傳力度,使得聲像檔案管理可以引起社會廣泛關注,增強相關工作人員與人民群眾的意識,為聲像檔案管理工作營造一個積極良好的外在環境。其次,相關檔案管理部門與立檔單位要把握住機遇,積極為檔案管理工作服務。相關部門需要結合聲像檔案管理工作實際情況,充分加強宣傳,促進民眾意識提升。

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