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      針對高校學生檔案管理問題的對策與研究

      發布時間:2020-12-07 10:23所屬分類:綜合論文加入收藏

      摘 要:高校學生檔案記錄了學生在校期間獎懲、學習成績等各種記錄,從學生踏入校園起學校就會對學生進行檔案記錄,這份檔案會跟隨從學生時代到個

        摘 要:高校學生檔案記錄了學生在校期間獎懲、學習成績等各種記錄,從學生踏入校園起學校就會對學生進行檔案記錄,這份檔案會跟隨從學生時代到個人工作步入社會,跟隨一個人的一生。因此應加強對高校學生檔案管理,本文將進行對其檔案管理存在問題和采取何種措施管理檔案進行分析與研究。

        關鍵詞:高校學生;檔案管理;對策研究

      檔案職稱論文

        高效學生的檔案管理主要包括其檔案的整理與保存等,這些設備和工作的運行是否完善直接影響了高校學生的日后發展,企業也可以根據檔案情況對學生進行合理的篩選與考核。其影響到學生今后的發展與前途。所以,本文將深刻探討高校學生檔案管理中存在的問題,提出有效的解決方法。通過對于研究高校如何有序的科學地開展學生檔案管理,提高其檔案管理工作質量,保證其管理信息化,做出分析并提出有效的解決辦法與措施,保證高校學生檔案工作能夠順利完成。

        一、高校學生檔案管理存在的問題

        1.檔案管理理念和技術落后

        一些高校存在檔案管理理念和技術相對落后的情況,高校檔案管理還停留在紙質管理模式。隨著信息化時代的來臨,檔案要求高效快速投遞方式,面對這種情況,某些高校的管理模式急需改善。借助現代先進技術,使用計算機可實現高效、準確、節約化管理模式,可將學生紙質檔案做成電子檔案,既節約資源又方便查找審閱。而近年來隨著各大高校的擴招以及電子技術的發展,學校的檔案數量也隨之增加。即使大部分學校都配備了先進的設備,但其真正能夠實現信息化檔案管理的卻不多。而檔案管理也應該用先進的技術,進行改革與創新。并且由于檔案接觸的落后,其檔案再利用方面也未完全發展出真實的用處。比如教師在入學前可以根據檔案先行了解學生。但由于其信息化的不足,老師不能夠及時的去查閱。并且一般而言,學生檔案在學生就業時也并沒有更好地發揮其用處,其實際書寫過于古板表面,檔案查詢不方便等。影響了企業對于學生的評估能力。而計算機技術也僅僅是起到輔助作用,沒有真正的運用在學生檔案上。

        2.管理制度不完善

        高校學生檔案還存在管理制度不完善的問題,由于沒有明確的管理制度,各院系對學生檔案管理松散,缺乏專業的管理人員進行管理,有的學生檔案由學生管理,有的放在學校檔案館,當學生畢業時就面臨檔案提取困難,各流程手續復雜混亂的局面。而且由于不同部門對學生檔案進行管理,學生在校期間的檔案不能夠及時進行記錄,造成檔案記錄缺失,缺乏有效性和及時性。有的高校對于學生檔案管理,書寫內容和格式沒有統一標準,在學生辦理檔案交接過程中,經常會由于沒有采用統一的辦理材料,而進行多次材料統一標準化修改。這些都是由于管理制度不完善所造成,既浪費學生的時間又降低了學校的辦事效率。

        3.管理隊伍建設薄弱

        高校檔案管理作為學校管理工作的重要組成部分,應受到學校領導重視。對于高校檔案管理工作人員,也應加強管理培訓學習。目前各高校缺乏專業的檔案管理人員,大多數都不是本專業相關人員,有可能是兼職人員、學生或退休人員進行管理,由于工作人員流動性較強這在很大程度上限制了檔案管理工作的建設。

        4.檔案管理思想意識薄弱

        在檔案管理工作中由于管理制度的不健全,在管理過程中,教師可能會要求學生幫忙整理檔案。而一份檔案詳細記錄了每位學生的具體情況,例如家庭信息,獲獎情況,個人身體狀況等涉及到個人隱私的信息,這時如果信息被泄露,會對學生產生不良后果。而對于檔案管理過程中,教師和學生都面臨著管理松懈,管理意識薄弱,管理得不到重視的尷尬局面。如教師在與同學進行檔案交接過程中,對于檔案交接填寫相關材料得不到重視,填寫時不認真按規定填寫,導致信息填寫失誤,耽誤后續手續辦理。對于填寫過程中字跡潦草、錯別字等現象也是屢屢發生。其中有的學生對檔案管理缺乏認真負責的態度,在拿到檔案后沒有認真保管檔案不知所蹤,此類事情也經常發生。

        二、高校學生檔案管理工作的對策

        1.健全管理制度

        高校學生檔案管理工作作為學校教學管理工作的重要組成部分,學校領導應加強對于高校學生檔案管理制度的建設與完善。根據上級的文件和精神,結合學校的實際制定適合本校規范、完整、有針對性、可操作性的管理制度,把管理工作分配到各個工作人員,分工明確減少人員浪費。以科學先進的管理制度加強高校學生檔案管理工作,利用電子信息檔案記錄技術整合檔案信息,做到信息查找簡便明確。嚴格要求學校檔案管理工作人員,工作中認真負責,把檔案管理工作作為日常基礎工作,使管理工作不被邊緣化,同時加強工作人員管理培訓制度的建立與完善,定期對管理人員進行崗位培訓并作為考核項目,堅持統一監督、規范的原則來加強監督與指導。

        2.加強學生檔案信息化建設

        利用現代化信息建設,加強學生檔案信息建設服務功能,對檔案進行合理分類進行電子化檔案管理,可實現檔案管理的高效、快捷、方便查詢等特點,隨著現代化電子信息發展,越來越多辦公程序都可以在互聯網上進行,每年新生人數都在增加,對于高校學生實施電子化檔案信息管理尤為重要,電子化檔案管理既節約資源又能夠增加檔案信息存儲容量,對于檔案的查詢與辦理能更加高效與快捷,這就形成了一種新的檔案管理模式,利用此模式能大大提高了檔案管理工作的效率。并且高校檔案管理的同時,要真正認識到信息技術的跨空間、跨時間性質。通過網絡技術平臺了解當代高校學生的思想動態,從學生的角度出發,建立一個更民主、更開放的管理空間。并且以校園里現有的網絡平臺作為依據找出突破點,宣傳當代的先進教育思想,建立一個更好為學生服務的檔案管理平臺。

        3.強化師生檔案管理意識

        加強對教師和學生檔案管理意識的宣傳活動,加大宣傳學生檔案及檔案工作管理的重要性,使他們在思想上得到重視。在行動上作為工作人員要加強自身言行,給學生樹立一個良好榜樣,認真對待每一位學生的檔案交接工作,確保檔案完整及時交到有關部門。對于學生可能不知道檔案的重要性,在這方面校方也應加強對學生檔案知識的普及,定期在師生間開展活動宣傳知識有獎問答活動,把宣傳任務交給老師和學生使他們能真正參與其中,宣傳好檔案管理規定和注意事項。讓學生認識到檔案管理工作的重要性,重視檔案管理,如在檔案管理過程中出現問題,應及時進行報告說明,努力把問題最小化。并且建立檔案管理意識的同時,需要制定嚴格的工作流程,將現代化的教學理念與學生的工作充分的緊密連接。讓學生們正確認識檔案管理的重要性,讓他們對檔案有正確的了解,在填寫資料時告訴他們要仔細認真。并且教師也應該宣傳檔案的重要性,相互配合有利于推進檔案的規范化與現代化。而檔案的內容也必須要真實,符合當代的高校學生的自身情況。

        4.豐富檔案內容

        目前學生的檔案內容主要包括家庭情況、學生在校獲獎情況等,這些檔案內容往往枯燥乏味,校方可以豐富學生檔案內容。增加學生道德素質誠信檔案,通過學生參加公益活動的記錄信息來對學生思想道德水平,思想素質做出全面評價。還可以增加學生參與的學校趣味活動、榮譽活動、區級比賽等內容。這樣通過多方面對學生進行全面的了解與評價,也使得學生在以后的升學和工作中,方便接收單位能對其基本概況進行了解。

        參考文獻

        [1] 曾川.高校學生檔案管理工作的發展分析[J].傳播力研究,2019

        [2] 胡娟.關于高校檔案管理工作策略探析[J].蘭臺內外,2019

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